Il setup di Facile Facility è progettato per essere fatto da chi ha altre dieci cose da fare. Non serve un consulente esterno, non servono integrazioni complesse, non serve un facility manager dedicato.
Verbali di verifica, certificazioni di conformità, contratti di manutenzione, planimetrie antincendio, dichiarazioni DPR 462. Anche solo come PDF o foto da smartphone. L'AI legge i metadati (tipo intervento, data, ente verificatore, esito) e ti compila la riga in dashboard. Niente campi da scrivere a mano.
AI Funziona anche su scansioni di vecchi verbali cartacei.
Per ogni sede dichiari il tipo di attività (capannone produttivo, ufficio, RSA, hotel, retail, condominio). Il sistema sa già quali obblighi periodici si applicano: estintori semestrale, antincendio annuale o biennale a seconda del rischio, DPR 462 per la messa a terra, manutenzione ascensori semestrale, DVR all'aggiornamento, RSPP, formazione lavoratori. Ogni obbligo nasce con periodicità e normativa di riferimento già impostate.
Notifiche email a 30, 15 e 7 giorni dalla data di scadenza. Anche su dashboard, anche in digest settimanale del lunedì mattina con il quadro della settimana in arrivo. Ogni alert porta già il pulsante "richiedi preventivo" o "registra intervento", così il flusso è continuo: ricevi la notifica, agisci subito, niente cose da segnarsi sul foglietto.
Quando serve un intervento, descrivi cosa serve in due righe. L'AI scrive il capitolato tecnico standardizzato, lo distribuisce ai fornitori della rete locale (oppure ai tuoi fornitori storici), riceve i preventivi e li normalizza voce per voce. Ti mostra non solo il più economico, ma quello con il miglior rapporto costo/specifica. In media i clienti riducono il costo annuo manutenzioni del 12-18% solo grazie al confronto strutturato.
Sì, puoi anche scegliere un preventivo che non sia il più basso. Il sistema serve a capire perché.
Quando arriva l'ispezione (ASL, Vigili del Fuoco, INAIL, Carabinieri NIL), apri l'export "compliance pack" per quella sede: PDF con tutti i verbali in ordine cronologico, scadenze coperte, certificazioni. Stampi o lo mandi via email all'ispettore. Tre click.